Norges Gardistforbund er en sammenslutning av gardistforeninger og veteranorganisasjoner med tilknytning til tjenesten i HM Kongens Garde og skal virke som et samarbeidsorgan for disse.

Forbundets og tilsluttede foreningers formål er på upolitisk grunnlag å arbeide for å bevare det kameratskap som ble knyttet under tjenestetiden i HM Kongens Garde. Videre skal Forbundet yte bidrag og treffe tiltak til beste for tjenestegjørende gardister og HM Kongens Garde. Likeledes skal Forbundet arbeide for å bevare og styrke plikttroskap overfor det norske kongehus og fedreland, samt bevare forsvarsviljen i det norske folk.

Forbundets formål skal realiseres gjennom selvstendig arbeide i forbundet og gjennom arbeide i de enkelte foreninger. Forbundet skal oppmuntre til og støtte dannelse av nye foreninger.

Forbundet skal delta i det nordiske gardistsamarbeidet.

Som medlem av forbundet kan opptas enhver selvstendig gardistforening eller veteranorganisasjon med tilknytning H M Kongens Garde, hvis formål faller sammen med forbundets.

For å kunne søke om medlemskap må foreningen ha vedtekter og et valgt styre.

Søknad om medlemskap avgjøres av et samlet styre. Styret skal nekte godkjenning dersom foreningens virksomhet vil komme i direkte konkurranse med andre foreninger i lokalmiljøet. Styret kan ellers bare nekte godkjenning når det er saklig grunn til det.

Nekter styret å godkjenne søknaden, skal det gi foreningen skriftlig melding om dette innen to måneder etter at det mottok søknaden om medlemskap. I meldingen skal det gis opplysning om grunnen til avslaget, og at avslaget er endelig dersom foreningen ikke innen 30 dager etter at meldingen er mottatt, anker avslaget inn for representantskapet.

Når styret har fattet vedtak i en søknad om opptakelse, skal det innen 10 dager sende melding om dette til de andre medlemsforeningene.

Medlemsforeningene kan anke vedtaket inn for representantskapet dersom kravet reises innen 30 dager etter at melding om vedtaket er mottatt.

Utmeldelse av forbundet kan bare skje skriftlig med seks måneders varsel.

Forbundet skal ha et styre som skal bestå av en president, visepresident, kasserer, sekretær, fem andre styremedlemmer og tre varamedlemmer som alle velges av representantskapet.

Presidenten velges særskilt for ett år av gangen. Øvrige styremedlemmer velges for to år av gangen. Varamedlemmer velges i nummerorden for ett år av gangen. President, visepresident, kasserer, sekretær, styremedlemmer og varamedlemmer kan gjenvelges.

Når særskilte forhold foreligger, har et styremedlem rett til å tre tilbake før funksjonstida er ute. Et varamedlem trer inn i styret fram til et representantskapsmøte kan velge et nytt medlem.

Presidenten, visepresidenten, kassereren, sekretæren, andre styremedlemmer og vara-medlemmene, kan fjernes før utløpet av funksjonstida etter vedtak på representantskapsmøte med minst 2/3 av de avgitte stemmer.

Styret skal lede forbundets virksomhet i samsvar med dets vedtekter og etter de fullmakter og pålegg som representantskapet har gitt. Styret har herunder å treffe alle beslutninger som ikke i vedtektene er lagt til andre organer. Styret konstituerer seg selv.

Den daglige drift utøves av et arbeidsutvalg bestående av president, visepresident, sekretær og kasserer, under ledelse av presidenten.

Styremøte skal holdes så ofte som det er nødvendig for en forsvarlig drift. Styremøte sammenkalles av presidenten. Krever et styremedlem at det skal holdes styremøte, skal presidenten uten opphold etterkomme kravet. Kravet skal være skriftlig, og inneholde hvilke saker som ønskes behandlet.

Styremøte ledes av presidenten. Er denne ikke til stede, velger styret en møteleder. Styret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av medlemmene er til stede. Styret treffer sine beslutninger med alminnelig flertall blant de møtende. Ved stemmelikhet gjør møtelederens stemme utslaget.

Styret skal føre protokoll fra sine møter. Denne skal underskrives av møtelederen og minst to andre medlemmer som var til stede på møte.

Eventuell godtgjørelse til styremedlemmene fastsettes av representantskapsmøte. Godtgjørelsen skal fastsettes til bestemte pengebeløp for en bestemt periode.

Den øverste myndighet i forbundet utøves av representantskapsmøte, som skal holdes hvert år innen utgangen av april måned.

Representantskapsmøte innkalles av styret. Innkallelse med saksliste sendes hver enkelt medlemsforening med kjent adresse minst 14 dager før møte.

Saker som en medlemsforening ønsker behandlet av det ordinære representantskapsmøte skal nevnes i innkallelsen, og må være styret i hende seinest 1. februar. Det tas kun hensyn til skriftlige forslag.

På det ordinære representantskapsmøte skal årsoppgjøret behandles og fastsettes, og i den forbindelse bestemme om anvendelse av overskudd eller dekning av tap.

Skal et forslag som etter vedtektene må vedtas med minst 2/3 flertall kunne behandles eller forslaget gjelder oppløsning, må hovedinnholdet være nevnt i innkallingen.

Ekstraordinært representantskapsmøte holdes når styret eller minst 1/3 av medlemsforeningene skriftlig krever det og samtidig oppgir hvilke saker som ønskes behandlet. Innkallelsen skjer etter reglene for ordinært representantskapsmøte.

Representantskapsmøte kan ikke treffe beslutning om andre saker enn de som er angitt i innkallingen. Dog kan det besluttes innkalt til ekstraordinært representantskapsmøte til avgjørelse av saker som ikke ble ferdigbehandlet eller av forslag som er framsatt i møtet.

Det skal under presidentens ansvar føres protokoll over alle saker som behandles og alle vedtak som treffes av representantskapsmøte. Protokollen skal underskrives av møteleder og av to tilstedeværende personer valgt av representantskapsmøte. Protokollen skal til enhver tid holdes tilgjengelig for medlemsforeningene. Protokollen fra representantskapsmøte sendes til alle medlemsforeningene.

På ordinært representantskapsmøte skal disse sakene behandles:

1. Konstituering

A)    Opptak av navnefortegnelse

B)    Valg av møteleder

C)    Valg av referent og av to personer til å underskrive protokollen sammen med møteleder

D)    Spørsmål om møte er lovlig innkalt

E)     Godkjenning av sakslista

2. Årsberetning fra styret

3. Regnskap med revisors beretning, og i den forbindelse spørsmål om anvendelse av overskudd eller dekning av tap.

4. Eventuell godtgjøring til styret

5. Styrets forslag til budsjett

6. Fastsettelse av kontingent

7. Innkomne forslag

8. Enkeltvis rapport fra de tilsluttede foreninger

9. Fastsettelse av tid og sted for neste ordinære representantskapsmøte

10. Valg

A) Valg av president for ett år

B) Valg av visepresident for to år

C) Valg av kasserer for to år

D) Valg av sekretær for to år

E) Valg av andre styremedlemmer som er på valg for to år

F) Valg av varamedlemmer for ett år

G) Valg av en revisor for to år

H) Valg av tre personer til valgkomite for ett år

Til å forberede valg av tillitsvalgte på neste års representantskapsmøte skal det nedsettes en valgkomite bestående av tre medlemmer. Om styret ønsker det kan det i tillegg oppnevne ett medlem. Resten av komiteen velges av representantskapsmøte etter innstilling fra styret.

For å finne kandidater skal komiteen tilskrive alle foreningene som var medlem pr. 31. desember året før representantskapsmøte og be om kandidater.

Valgkomiteen skal avgi innstilling til representantskapsmøte om valg av tillitsvalgte som etter vedtektene skal velges av representantskapsmøte. Innstillingen kan bare inneholde navn på personer som er foreslått av foreningene dersom antallet av disse dekker de som er på valg.

Hver forening tilsluttet forbundet pr. 31. desember året før, velger sine representanter til representantskapsmøte i henhold til innbetalt medlemskontingent til forbundet etter følgende nøkkel:

• Forening med inntil 150 medlemmer – 1 stemme
• inntil 300 medlemmer – 2 stemmer
• over  300 medlemmer – 3 stemmer

Med de unntak som følger av vedtektene, (Konf. §§ 4; 11; 13; 14; 16) avgjøres alle saker med alminnelig flertall av de avgitte stemmer. Ved stemmelikhet gjør møtelederens stemme utslaget. Har denne ikke stemt, eller det gjelder valg, avgjøres saken ved loddtrekning. Årsmøte kan forlange skriftlig avstemning. Bare medlemsforeninger som ikke skylder kontingent har stemmerett.

En forening eller et styremedlem må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av eksklusjon av sin egen forening.

Det står foreningene fritt til å la seg representere med et mindre antall representanter enn de har rett til. Foreningen tilkommer likevel det antall stemmer det har etter denne paragrafs annet ledd. Medlemsforeninger kan ikke møte eller stemme ved fullmektig.

Styrets medlemmer har møterett i representantskapsmøte med tale – og forslagsrett, men ikke stemmerett som styremedlem. Dog kan et styremedlem inngå i en forenings stemmetall.

Foreningene kan stille med flere deltakere enn det som framkommer i denne paragrafs annet ledd, i den grad det er plass til det. Deltakere utover de som etter samme ledd har stemmerett, har kun talerett. Styret kan invitere andre deltakere med talerett.

Utgifter i forbindelse med representantenes reise og opphold i forbindelse med representantskapsmøte dekkes av de enkelte foreninger. Andre utgifter i forbindelse med møtet dekkes av forbundet.

Styret skal sørge for at det blir ført regnskap og utarbeidet årsoppgjør. Årsoppgjøret skal bestå av: resultatregnskap, balanse og årsberetning. Årsoppgjøret skal underskrives av styret. Har noen av dem innvendinger mot oppgjøret skal vedkommende underskrive med påtegnet forhold og gi nærmere redegjørelse i årsberetningen. Regnskapsåret skal følge kalenderåret.

Årsoppgjør, årsberetning og revisors melding skal sendes til medlemsforeningene seinest 14 dager før representantskapsmøte.

I årsberetningen skal styret gi opplysninger om forbundets virksomhet siden siste ordinære representantskapsmøte, og om forhold som er av viktighet ved bedømmelse av forbundets økonomi som ikke framgår av resultatregnskap eller balanse. Årsberetningen skal inneholde styrets forslag om anvendelse av overskudd eller dekning av tap.

Forbundet skal ha to revisorer som begge velges av representantskapet. Funksjonstida for revisorene er to år. Revisorene har rett til å være til stede på representantskapsmøte.

Revisorene skal kontrollere at regnskapet er i samsvar med forbundets vedtekter, god regnskapsskikk, økonomirutinene for NGF og eventuelle fullmakter og pålegg fra representantskapsmøte. Revisorene skal avgi uttalelse til representantskapsmøte om hvorvidt regnskapet bør godkjennes.

Dersom en revisor ikke lenger kan utføre sin oppgave skal styret snarest oppnevne en erstatter utenfor styret som virker fram til første representantskapsmøte, som velger ny revisor for resten av perioden.

Når særskilte forhold foreligger, har en revisor rett til å tre tilbake før funksjonstida er ute. Bestemmelsene i tredje ledd gjelder tilsvarende.

Revisor kan fjernes før utløpet av funksjonstida etter vedtak på representantskapsmøte med minst 2/3 av de avgitte stemmer.

Kontingenten fastsettes av representantskapsmøte og gjelder for inneværende år. Kontingenten forfaller til betaling 31.desember etter tilsendt giro fra forbundet.

Dersom en medlemsforening skylder kontingent for mer enn ett år kan styret utelukke foreningen. Ved manglende innbetaling av kontingent til NGF skal bladet ”Gardisten” stoppes så snart det etter purring oppstår tvil om at kontingenten vil bli innbetalt innen rimelig tid. For øvrig gjelder bestemmelsen i § 13 annet ledd tilsvarende om varsling og klagerett. En forening kan etter søknad opptas igjen som medlem om skyldig kontingent blir betalt. Bestemmelsene i § 3 gjelder tilsvarende for søknaden.

Medlemsforeninger som opptrer i strid med forbundets vedtekter eller dets ideer, eller gjør seg skyldig i uverdige forhold, kan av styret ekskluderes.

Vedkommende forening skal underrettes om grunnen til styrets vedtak og om at foreningen kan bringe saken inn for representantskapsmøte dersom den reiser krav om det innen 30 dager etter at den har mottatt melding om eksklusjon. Godkjenner ikke representantskapsmøtet vedtaket med minst 2/3 av de avgitte stemmer, kan foreningen ikke ekskluderes.

Beslutning om frivillig oppløsning kan bare fattes av ekstraordinært representantskapsmøte med 3/4 av de avgitte stemmer.

Representantskapsmøtet fatter vedtak om hvorledes forbundets midler skal disponeres. Eventuelle overskytende midler bør primært tilfalle stiftelsen Gardens Venner.

 Når vedtak om oppløsning er fattet skal representantskapsmøtet velge et avviklingsstyre bestående av en leder og fire andre medlemmer og to revisorer. Valget skjer på ubestemt tid. For øvrig gjelder bestemmelsene i § 5 også for avviklingsstyret. Medlemmene av det tidligere styret og revisorene trer ut av funksjon for så vidt de ikke velges til avviklingsstyre eller som nye revisorer.

Avviklingsstyret skal oppta fortegnelse over forbundets eiendeler og gjøre opp balanse med henblikk på avviklingen. Forbundets eiendeler skal så langt det lar seg gjøre omgjøres i penger. Avviklingsstyret skal sørge for at forbundets forpliktelser dekkes. Utbetaling av overskudd skal ikke finne sted før forbundets forpliktelser er dekket.

Etter avsluttet utbetaling framlegges revidert regnskap for representantskapsmøte. Når regnskapet er godkjent er forbundet endelig oppløst.

Som medlemsmerke for de til forbundet tilsluttede foreninger fastsettes Garde-G-en i gull med sorte vinkler på et hvitt skjold, og med kongekrone over. Hver forening står til ansvar overfor forbundet for heraldisk bruk av merket. Retningslinjer for farger og bruk gis av forbundets styre.